Экспресс-аудит бизнес-процесса: где вы теряете время и деньги

За 5–7 рабочих дней разберём один процесс вашей компании: опишем, как он работает на самом деле, найдём главное узкое место и подготовим план первых улучшений. Без долгого проекта и больших вложений.

Занять место на экспресс-аудит

Оптимизация бизнес-процессов необходима, если:

Процесс постоянно тормозит

Заявки, согласование договоров, запуск заказа, онбординг клиента или найм регулярно застревают.
Дублирование и разнобой

Сотрудники делают одно и то же дважды или каждый действует по-своему.
Всё держится на вас

Без вашего вмешательства процесс останавливается.
Нужна проверка перед проектом

Вы не видите, на каком этапе согласований, производства или передачи задач уходят время и ресурсы.
Непонятно, где проблема

Вы чувствуете, что что-то не так, но не знаете, в каком месте.
Нужно показать проблему команде

Схема процесса помогает объяснить сотрудникам и руководителям, где именно возникают сбои.

Как проходит работа

День 0

Заявка

Вы оставляете заявку. Мы созваниваемся на 15–20 минут и убеждаемся, что задача подходит. После этого присылаем счёт и анкету.

Дни 1–2

Анкета и интервью

Вы заполняете анкету (до 30 минут) и присылаете материалы, которые уже есть: схемы, инструкции, выгрузки из CRM. Если материалов нет, это не мешает. Затем интервью с руководителем процесса, 60 минут по видеосвязи. При необходимости до двух коротких интервью (по 30 минут) с исполнителями.

Дни 3–5

Анализ

Восстанавливаем реальный маршрут задачи, находим задержки, дублирование и пробелы в ответственности. Готовим схему, перечень узких мест и план улучшений. На этом этапе от вас ничего не нужно.

Дни 5–7

Разбор результата

Встреча на 45–60 минут: показываем результат, обсуждаем следующие шаги и передаём материалы.

Срок в 5–7 рабочих дней отсчитывается с момента, когда получены оплата, анкета и согласовано время интервью

Что вы получите

Видение

Схему процесса «как есть» (As-Is) в нотации BPMN, файл PDF.
Причины

Перечень 3–5 узких мест: где и почему теряются время или качество.
Узкое горлышко

Главное ограничение процесса по теории ограничений (TOC): что именно определяет скорость всего процесса.
Понимание

Черновик матрицы ответственности RACI по этому процессу.
План

План из 3–5 быстрых улучшений по принципам Lean, с приоритетами.
Итог

Рекомендацию по следующему шагу: что сделать самостоятельно, а что имеет смысл передать в проект.

Что от вас нужно

Выбрать один процесс и назвать ответственного за него.
Заполнить анкету и прислать имеющиеся материалы.
Выделить время: около 2,5 часов у руководителя процесса (анкета, интервью, разбор) и до часа у исполнителей.

Когда экспресс-аудит не подойдёт

Нужно разобрать несколько процессов

Если нужно разобрать сразу несколько процессов или всю компанию, подойдёт проект оптимизации бизнес-процессов
Нужен финансовый или юридический аудит

Мы разбираем бизнес-процессы, а не финансы, налоги и договоры. Для проверки финансовой отчётности, налогов или права нужны профильные специалисты.
Нужно внедрение или автоматизация

Экспресс-аудит заканчивается планом улучшений, а не их внедрением. Внедрение мы обсуждаем отдельно, в рамках проекта.
Процессов ещё нет

Если в компании пока нет повторяющихся операций, описывать нечего. Вернитесь, когда процессы появятся.